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Le Trust de l’Afrique australe (Southern Africa Trust, aussi appelé ici le « Trust ») est un organisme sans but lucratif, indépendant, régional, enregistré en Afrique du Sud. Il est dirigé par un conseil d’administration dont les membres viennent de l’Afrique australe, et le siège central se trouve à Midrand, en Afrique du Sud. Le bureau central est responsable de la mise en œuvre des programmes du Trust, parmi lesquels on trouve les facilités de subventions. Il faut lire le document présent sur la politique de subventions en même temps que le cycle des affaires approuvé du Trust (Annexe D)
Vision
La vision du Trust de l’Afrique australe est que les politiques et stratégies dans la région d’Afrique australe doivent venir à bout de la pauvreté. Le but global du Trust de l’Afrique australe est que les pauvres puissent se faire entendre dans l’établissement de politiques pour vaincre la pauvreté en Afrique australe. Le but du Trust de l’Afrique australe est de faire en sorte que le travail de la société civile portant sur les politiques soit :
- Efficace: l’impact régional des politiques sur la pauvreté sera renforcé
- Actif: l’engagement dans le dialogue politique sera promu
- Inclusif: on va élargir la participation pour inclure des voix qui sont souvent exclues
- Bien informé: ceci amènera une meilleure qualité du travail
- Bien soutenu: on offrira de l’aide.
Le but du Trust de l’Afrique australe est par conséquent de soutenir les processus qui peuvent intensifier et élargir l’engagement dans le dialogue politique pour avoir un impact régional sur la pauvreté
Mission
La mission du Trust de l’Afrique australe est de:
- Soutenir les sociétés et les processus: donner des ressources financières et techniques aux sociétés qui font preuve de créativité et aux processus qui permettent d’amplifier la voix de ceux qui sont pauvres et exclus du dialogue politique régional;
- Renforcer l’impact régional: promouvoir une identité propre à la région de l’Afrique australe, des liens entre les organismes de la société civile, le dialogue politique régional, et un programme régional pour vaincre la pauvreté et l’inégalité
- Intensifier l’engagement: stimuler la recherche-action, le partage des connaissances, et les propositions de politiques fondées sur des données probantes pour vaincre la pauvreté et l’inégalité ;
- Élargir l’engagement: faciliter le dialogue parmi des groupes d’intérêt différents et faciliter les liens régionaux et le partage des connaissances sur les stratégies menant à un engagement efficace dans le dialogue politique; et
- Avoir un impact sur la pauvreté: présenter clairement les pratiques et processus innovants pour qu’on puisse en savoir plus sur les façons dont on peut maximiser l’impact des voix des pauvres dans le dialogue politique, et créer des opportunités pour un dialogue politique inclusif pour vaincre la pauvreté
Les objectifs des programmes du Trust de l’Afrique australe
Le Trust de l’Afrique australe entreprend sa mission, directement et indirectement, à travers:
- 1ère stratégie: Renforcement des capacités – Renforcer les capacités des organismes régionaux de la société civile à jouer un rôle plus efficace en influant sur les politiques dont le but est de vaincre la pauvreté
- 2ème stratégie: Dialogue politique – Faciliter l’accroissement du dialogue politique régional parmi les organismes de la société civile, les états, et le secteur privé, dans le but de vaincre la pauvreté;
- 3ème stratégie: Préconisation fondée sur des données probantes – Influer sur certains aspects du programme régional de politiques en faveur d’objectifs de politique fondés sur des données probantes et identifiés par les communautés pauvres et marginalisées.
- 4ème stratégie: Création d’un environnement habilitant – Promouvoir des pratiques et processus innovants pour construire un environnement régional habilitant qui puisse favoriser l’engagement entre les organismes de la société civile, les états, et le secteur privé; et
- 5ème stratégie: Octroi de subventions – Accorder des subventions aux organismes de la société civile qui représentent les intérêts des pauvres dans des processus significatifs d‘établissement de politiques dans la région.
On peut trouver une liste complète des objectifs stratégiques de changement à l’adresse www.southernafricaTrust.org.
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2 Façon d'accorder les subventions [To Top]
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Le Trust de l’Afrique australe accorde des subventions d’une façon ciblée qui doit promouvoir l’intégration de la société civile et renforcer l’impact des voix des pauvres dans le dialogue politique. L’aide accordée par le Trust aux meilleurs processus politiques va se concentrer sur la création de conditions qui permettent de soutenir et d’améliorer les moyens d’existence des pauvres de façon durable. De ce fait, le Trust a l’intention de soutenir des initiatives de partenariat dans la région qui ont un impact sur les conditions matérielles des pauvres.
Le processus d’octroi des subventions est mené de façon transparente, équitable, et basée sur le développement. Cette politique de subventions est disponible à tous les partenaires et les candidats éventuels. Cette politique sera améliorée et révisée au fur et à mesure que le Trust prend de l’expérience à accorder des subventions aux initiatives dans la région.
Les subventions seront accordées pour soutenir les priorités correspondant à l’engagement du Trust avec les organismes de la société civile concernant les processus d’apprentissage politique. Les organismes de la société civile pourront donc, ensemble, augmenter leur impact sur les politiques visant à vaincre la pauvreté.
Le Trust accorde les subventions selon un système qui reconnaît que les organismes locaux et régionaux sont les mieux placés pour déterminer leurs propres besoins pour le développement et leurs priorités. Le Trust désire valoriser ces institutions en mettant des ressources à leur disposition via son processus ciblé d’octroi de subventions. Bien que le Trust ait établi certains paramètres pour cet octroi de subventions, le point central des programmes régionaux sera établi et dirigé par les institutions régionales soutenues par le Trust.
Le Trust a l’intention de développer une relation de partenariat avec les organismes qu’il soutient dans la région. Dans ces relations, les organismes régionaux apportent au partenariat leur analyse et capacité d’expertise, et le Trust apporte ses ressources financières et autres.
Pour guider et influer sur les résultats de l’octroi des subventions (tout particulièrement les propositions sollicitées par des appels d’offres restreints et les propositions non sollicitées), le Trust va établir, par écrit, des stratégies sectorielles qui seront mises à jour tous les ans.
Pour appliquer ce système, le Trust va offrir trois créneaux de financement pour financer les institutions de la région de l’Afrique australe
2.1 Propositions sollicitées
Le premier créneau, qui est aussi le plus important en termes des ressources offertes, concerne les propositions sollicitées qui se feront selon un processus d’ « appels d’offres ouverts » et d’ « appels d’offres restreints ». Le processus d’appels d’offres ouverts consistera en appels publics pour des propositions; ces appels seront publiés dans la région. Pour le processus d’appels d’offres restreints, le Trust va solliciter des propositions de certains organismes ciblés dont le travail correspond aux domaines prioritaires établis par le Trust.
Normalement, le Trust va publier deux appels d’offres ouverts par an, le premier en mai et le second en novembre. Dans certaines circonstances particulières, le conseil pourra décider de publier des appels supplémentaires ou d’en réduire le nombre.
Normalement, le Trust va allouer un minimum de 85% de son budget annuel pour les subventions aux propositions sollicitées; le conseil va établir la somme chaque année au cours de sa réunion pour approuver le budget annuel. Le conseil va déterminer la proportion des subventions allouées aux appels ouverts et aux appels restreints annuellement pour faire en sorte que ces allocations permettent de mener la mission et d’atteindre les objectifs du Trust.
2.2 Propositions non sollicitées
Le second créneau va permettre aux organismes dans la région d’entrer en contact avec le Trust pour demander le soutien non sollicité de programmes qui ont un impact régional.
Normalement, les allocations données aux propositions non sollicitées ne doivent pas dépasser 10% du budget total. Le conseil va déterminer la proportion des subventions allouées aux propositions non sollicitées annuellement pour faire en sorte que ces allocations permettent de mener la mission et d’atteindre les objectifs du Trust.
2.3 Soutien discrétionnaire
Le troisième créneau est une facilité discrétionnaire pour soutenir les situations inattendues qui obligent les partenaires à demander une réponse rapide. Ce soutien ne sera disponible qu’aux organismes avec lesquels le Trust a déjà un partenariat.
Normalement, les allocations données au soutien discrétionnaire ne doivent pas dépasser 5% du budget total. Le conseil va déterminer la proportion des subventions allouées au soutien discrétionnaire annuellement pour faire en sorte que ces allocations permettent de mener la mission et d’atteindre les objectifs du Trust
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3 Gestion des subventions [To Top]
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Le cycle de gestion des subventions du Trust sera dirigé par un directeur des subventions qui aura la responsabilité d’une facilité de subventions située en Afrique du Sud. Cette facilité va utiliser un système électronique de gestion des subventions et de suivi pour faire en sorte que le processus soit géré de façon efficace. Une étude de la capacité de la section subventions sera faite régulièrement pour faire en sorte qu’il y ait une capacité adéquate pour gérer le processus efficacement.
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4 Politique de langue [To Top]
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La langue opérationnelle pour le bureau central du Trust sera l’anglais. Cependant, on acceptera les propositions de subventions en anglais, français ou portugais seulement. Les communications entre partenaires seront faites en anglais. Le Trust fera en sorte que ses membres du personnel, dans l’ensemble, soient compétents dans chacune des trois langues.
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5 Gestion du risque [To Top]
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zaustrale. Par conséquent, le Trust va s’assurer qu’un système efficace de gestion du risque soit mis en place pour faire en sorte que les ressources ne soient pas gaspillées, abusées ou mal gérées. Avant de finaliser tout contrat, tous les partenaires devront démontrer qu’ils ont la capacité nécessaire pour mettre en oeuvre les projets/ programmes et qu’ils ont mis en place les systèmes nécessaires de gouvernance et de gestions financière pour rendre compte des ressources reçues.
Le directeur exécutif du Trust sera globalement responsable de la gestion des risques du Trust. L’étendue de cette responsabilité va comprendre s’assurer que des travaux de diligence soient menés pour des partenaires nouveaux, peu connus, ou qui, pour toute raison, doivent faire l’objet d’une attention soutenue. Les évaluations de diligence devront, en particulier, considérer les systèmes de gestion financière des organismes candidats. Parce que les risques ne sont pas seulement financiers, le Trust fera en sorte que tous les projets considèrent leurs facteurs de risque.
En général, les risques sont plus importants lorsqu’on a à faire à des coalitions/réseaux informels/ alliances, etc. parce que, dans ces types d’organisation, il est difficile de tenir n’importe lequel des intéressés responsable et aussi parce qu’il peut très bien ne pas y avoir d’entité juridique séparée. Dans de tels cas, le Trust demandera un organisme principal avec qui signer le contrat. Chaque organisme participant à une campagne ou programme devra s’engager au programme par écrit et aussi à être responsable des prestations et ressources.
Dans des circonstances exceptionnelles, le Trust encouragera l’établissement de formes nouvelles d’organisation de la société civile à travers des subventions, mais en travaillant toujours à travers au moins un organisme partenaire légalement constitué.
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6 Suivi et évaluation [To Top]
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Le Trust mettra en place un système de suivi et d’évaluation pour faire en sorte que tous les projets restent sur la bonne voie et qu’ils aient l’impact attendu. Le système fera aussi en sorte que les expériences et l’apprentissage soient bien documentés et utilisés pour constamment améliorer les politiques et la pratique. Bien que le Trust n’ait pas les ressources nécessaires pour suivre de près chaque projet soutenu, on va mettre en place les systèmes suivants:
- On va concevoir tous les formats de comptes-rendus des projets de telle façon que les apprentissages clés soient suffisamment documentés;
- On va examiner attentivement les comptes-rendus de chaque projet et rassembler et documenter les apprentissages;
- On va convoquer des forums de discussion pour débattre des progrès et apprentissages;
- Dans tout cycle de 12 mois, on va organiser des visites sur le terrain avec au moins 50% des partenaires;
- On va exiger que toutes les propositions de projet comprennent des indicateurs/jalons de progrès et d’impacts pour permettre une évaluation continue efficace ;
- On va exiger que tous les projets démontrent avoir les mécanismes nécessaires en place pour assurer le suivi et l’évaluation continus des projets;
- Le Trust va mener des évaluations externes d’impact lorsqu’il le juge nécessaire, au fur et à mesure
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7 Finances et budget [To Top]
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Le Trust utilise une méthode de comptabilité des ressources pour les comptes-rendus de dépenses. Pour que les projets puissent rendre compte des dépenses dans la période de temps dans laquelle les activités concernées se sont vraiment déroulées, tous les projets doivent suivre impérativement le tableau de jalons dans l’Annexe B2 en pièce jointe.
Le modèle de budget inclus dans l’Annexe B3, en pièce jointe également, doit être utilisé pour tous les budgets. Aucun autre format de budget ne sera accepté.
On va débloquer un maximum de quatre versements de financement et un minimum de un versement partiel par an, selon la nature, la durée et les risques associés au projet.
Tous les partenaires devront soumettre leur état comptable vérifié externe annuel qui doit inclure l’opinion des vérificateurs externes des comptes concernant la gestion et l’utilisation du financement donné par le Trust de l’Afrique australe. Les partenaires qui reçoivent un financement pour des programmes ou projets sur plusieurs années doivent soumettre leur vérification générale des comptes à la fin de chaque année budgétaire. Le Trust réserve le droit de demander que des vérifications des comptes particulières soient menées si nécessaire. Les conditions concernant les comptes rendus financiers et les états comptables vérifiés seront stipulées dans le contrat signé avec chaque partenaire.
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8 Comptes rendus [To Top]
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Tous les partenaires devront soumettre des comptes rendus sur les résultats de leur projet et selon le format indiqué dans les Annexes C1, C2, et C3. Un minimum de un compte rendu est requis annuellement pour chaque projet. Dans certains cas, le Trust peut exiger plus que les deux comptes rendus mentionnés. Les conditions concernant les comptes rendus pour chaque projet seront stipulées dans le contrat signé avec chaque partenaire.
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9 Critères d'éligibilité [To Top]
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Il y a deux ensembles de critères d’éligibilité, qui concernent
- les organismes qui peuvent faire candidature pour une subvention
- les programmes pour lesquels une subvention peut être accordée
9.1 Éligibilité des candidats : qui peut faire candidature ?
Pour pouvoir bénéficier d’une subvention, les organismes candidats ou les organismes principaux dans une alliance/coalition/réseau avec d’autres organismes doivent:
- être un organisme/alliance/coalition/réseau de la société civile enraciné et dirigé dans la région de l’Afrique australe; et
- être prêt à signer un accord de partenariat avec le Trust de l’Afrique australe; et
- être engagé dans des programmes qui ont un impact régional (en Afrique australe) sur les politiques concernant la réduction de la pauvreté.
Les organismes gouvernementaux et intergouvernementaux (y compris les sociétés publiques et autres organismes paraétatiques, mais excluant les instituts de recherche et les organes légaux tels que les commissions) ne pourront pas faire candidature dans les processus d’appels d’offres ouverts. Cependant, ils pourront participer à travers les processus d’appels d’offres restreints et de propositions non sollicitées.
Le Trust va s’associer avec des organismes du secteur privé; cependant, la propriété de tous produits émanant de ces associations sera partagée entre l’organisme et le Trust sous réserve que:
- l’organisme n’utilise pas les produits pour gain financier sans le consentement du Trust; et que
- le financement fourni par le Trust ne soit pas utilisé pour financer les activités commerciales de l’organisme.
Le Trust ne s’associe qu’avec des organismes légalement constitués. Dans les cas où le Trust recevrait des candidatures provenant d’alliances, coalitions, réseaux, etc. qui ne sont pas légalement constitués et enregistrés, le Trust signera contrat avec un organisme principal et demandera un engagement écrit des autres membres de la coalition/ réseau/ alliance. Tous les organismes désirant s’associer devront soumettre une ou plusieurs pièces justificatives apportant la preuve de leur situation légale. Celles-ci pourront inclure mais ne seront pas limitées à:
- actes de fiducie
- constitutions
- certificats d’enregistrement des sociétés
- toute autre preuve d’enregistreme
9.2 Projets éligibles : projets pour lesquels on peut faire acte de candidature
9.2.1 Montant total
Il n’y a pas de restrictions sur le montant total des programmes. Cependant, le maximum pour toute subvention sollicitée devra être dans les limites établies par l’appel d’offres spécifique du Trust de l’Afrique australe.
9.2.2 Durée
Tout projet ne doit pas excéder une durée de 36 mois, sauf si une exception spécifique a été accordée par le Trust ou est indiquée dans l’appel d’offres particulier
9.2.3 Situation géographique
Seuls les programmes dont le terrain d’activités se trouve dans la région de l’Afrique australe ou dont les activités auront un impact direct sur la région de l’Afrique australe seront éligibles
9.2.4 Secteurs, sous-secteurs et thèmes
Ils seront établis dans les appels d’offres spécifiques.
9.2.5 Types d’activités qui ne sont pas éligibles
Le Trust n’exclue aucuns types d’activités sauf les activités de campagne pour partis politiques. On donnera priorité aux activités innovantes.
9.2.6 Nombre de propositions et de subventions par candidat
Un candidat n’a pas le droit de soumettre plus d’une proposition par appel d’offres spécifique, sauf si cela est indiqué dans l’appel d’offres particulier.
Un candidat ne peut recevoir plus d’une subvention par appel d’offres spécifique, sauf si cela est indiqué dans l’appel d’offres particulier.
9.2.7 Ce que le Trust finance
Dans le processus d’appels d’offres ouverts, le Trust finance le projet d’un/de partenaire/s. Le financement des salaires du personnel, bureaux, téléphone/fax et autres frais d’administration ne sera offert que si ces frais sont directement liés à la mise en oeuvre du projet. Cependant, pour les d’appels d’offres restreints, les propositions non sollicitées, et le financement discrétionnaire, on peut considérer le financement des coûts concernant les salaires et les frais de gestion qui ne sont pas liés au projet. Le Trust ne financera pas l’achat de terrains ou d’immeubles.
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10 Créneaux de financement [To Top]
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10.1 Propositions sollicitées
Le Trust a deux options pour les propositions sollicitées:
Dans le processus pour appels d’offres ouverts, le Trust, à travers ses facilités de subvention, va publier (c’est-à-dire publier dans les mass média en anglais, français et portugais) des appels d’offre détaillant:
- Le point central de l’appel d’offres,
- Le processus de candidature,
- Les critères d’éligibilité et de pertinence,
- Les considérations budgétaires,
- Le format, les délais et l’endroit où envoyer les candidatures, etc.
Dans le processus pour appels d’offres restreints, le Trust établira les domaines stratégiques qu’il entend poursuivre. Le Trust va approcher des organismes dans la région et leur demander de soumettre des propositions correspondant aux priorités stratégiques
10.2 Propositions non sollicitées
Le Trust accepte des propositions non sollicitées qui proviennent d’organismes qui pensent que leurs programmes ajouteront de la valeur à la mission et aux objectifs du Trust. Les propositions qui ont du mérite, sont d’importance stratégique pour le Trust, et sont conformes aux critères d’éligibilité seront soutenues si le financement est disponible pour ce faire. Ces propositions seront évaluées selon le processus détaillé dans la section 9 ci-dessus.
10.3 inancement discrétionnaire
Le Trust reconnaît que les sociétés ont souvent besoin de soutien rapide pendant la mise en œuvre de leurs programmes, et par conséquent rendra disponibles des petites subventions. Ces subventions seront limitées à un maximum de ZAR50 000 par subvention, et seront allouées à la discrétion du directeur exécutif du Trust qui devra rendre compte de ces dépenses au Comité pour les subventions. Le Conseil doit allouer un budget pour le financement discrétionnaire qui ne dépassera pas 5% du montant total des allocations de subventions par an.
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11 Processus de demande pour les propositions sollicitées [To Top]
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| Step 1: |
Pour les appels d’offres ouverts, le Trust publie l’appel d’offres qui établit le point central, les objectifs, conditions et processus pour la soumission de candidatures. Pour les appels d’offres restreints, le Trust entre en contact avec les organismes et leur demande de soumettre des propositions
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| Step 2: |
Pour les appels d’offres ouverts, l’organisme, réseau, alliance soumet une note de concept selon le format fourni
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| Step 3: |
Pour les appels d’offres ouverts, le Directeur des subventions du Trust, en concertation avec le directeur exécutif, présélectionne les organismes sur la base des notes de concept, et demande aux organismes présélectionnés de soumettre des propositions détaillées.
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| Step 4: |
Pour les appels d’offres ouverts et restreints, les organismes présélectionnés remplissent le formulaire de candidature (Annexes B1, B2, B3, et B4) en s’assurant que tous les renseignements requis soient fournis et qu’ils se conforment aux limites établies (par ex. longueur de temps, montants, etc.).
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| Step 5: |
Pour les appels d’offres ouverts, le Trust évalue les propositions dans un processus à deux stades : (1) Le Comité d’évaluation des propositions examine les propositions, les évalue selon les conditions spécifiées (Annexe B5), et passe ses recommandations au Comité pour les subventions, et (2) le Comité pour les subventions du conseil examine les recommandations finales du Comité d’évaluation des propositions et prend une décision finale sur l’allocation des subventions. Pour les d’appels d’offres restreints, le Comité exécutif du conseil et le directeur exécutif examinent les propositions et prennent une décision finale sur l’allocation des subventions.
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| Step 6: |
Le personnel administratif du Trust prend contact avec les organismes acceptés et négocie les contrats y compris toutes les conditions financières et les obligations de comptes rendus.
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12 Évaluation des demandes [To Top]
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12.1 Appels d'offres ouverts
Les propositions sont d’abord sélectionnées par le directeur des subventions du Trust en concertation avec le directeur exécutif; puis elles sont évaluées par un comité d’évaluation des propositions composé du directeur exécutif accompagné d’un minimum de deux et d’un maximum de quatre experts externes dont l’expertise concerne le domaine au centre de l’appel d’offres. Le comité doit évaluer les candidatures selon les critères généraux suivants (qui sont détaillés dans l’Annexe B5):
- Conformité aux conditions administratives et techniques établies par le Trust
- Conception du programme
- Éligibilité de l’organisme candidat
- Faisabilité des coûts
- Préoccupations importantes du Trust, y compris:
- l’intégration des questions intersectorielles (VIH/SIDA, discrimination sexuelle, et les Objectifs de développement du Millénaire)
- portée régionale du projet
- impact potentiel sur la pauvreté
- accent mis sur les aspects de politiques
- participation des voix des pauvres dans le projet
- importance stratégique pour le Trust
- impression générale faite par le projet dans son ensemble.
La seconde étape implique une évaluation faite par le Comité pour les subventions du conseil, qui prendra les décisions finales sur les subventions suivant l’avis du Comité d’évaluation des propositions. Le Comité pour les subventions sera composé ou bien du conseil en entier, ou bien d’un sous-comité délégué par le conseil pour prendre les décisions finales au nom du conseil.
12.2 Appels d'offres restreints et propositions non sollicitées
All applications under these two windows will first be considered by the Trust’s Grants Manager in consultation with the Executive Director, who will make recommendations to the board’s Executive Committee and the Executive Director for a final decision on grant allocations
(by agreement between the Executive Director and the Executive Committee).
Assessment of proposals received thorugh these grant windows will be done according to the format prescribed in annex B5.
Toutes les candidatures dans ces deux catégories seront d’abord considérées par le directeur des subventions du Trust en concertation avec le directeur exécutif, qui feront des recommandations au Comité exécutif du conseil et au directeur exécutif pour les décisions finales sur l’allocation des subventions (prises selon accord entre le directeur exécutif et le Comité exécutif).
Les propositions reçues dans ces catégories seront évaluées selon le système détaillé dans l’Annexe B5.
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13 Conflits d'intérêt [To Top]
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Les experts et membres du personnel ou du conseil auront un conflit d’intérêt s’ils ont des chances de profiter personnellement de toute subvention allouée par le Trust ou s’ils se trouvent dans une position telle qu’ils peuvent injustement avantager ou porter préjudice à un candidat parce qu’ils ont des liens avec l’organisme ou un membre de l’organisme candidat.
Pour éviter que des conflits d’intérêt ne se présentent, le Trust va demander à tous les experts externes de signer une déclaration d’intérêt avant de prendre part à l’évaluation de toute demande de subvention. Les membres du personnel et du conseil devront signer une déclaration générale d’intérêt qui couvrira tous les processus d’évaluation des demandes de subvention.
À la suite de ces déclarations, le Comité considérant une candidature va évaluer l’étendue du conflit et considérer quelles mesures prendre pour faire face à la situation. Ces mesures pourraient inclure la récusation du membre concerné pour la candidature en question ou pour le processus en entier.
En outre, les candidats seront exclus de toute participation dans un appel d’offres ou l’allocation de subventions si, au moment des appels d’offres, ils ont tenté d’obtenir des informations confidentielles ou d’influencer le comité d’évaluation ou le comité des subventions du Trust pendant le processus de prise de décisions sur les subventions.
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14 Conformité administrative et technique [To Top]
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Lors de la soumission d’une candidature en réponse à un appel d’offres, les organismes candidats devront fournir tous les renseignements requis. Les candidatures non conformes au système requis seront disqualifiées. La Facilité pour les subventions du Trust donnera tous renseignements nécessaires aux candidats potentiels avant la soumission des propositions.
À ce stade du processus, conformité veut dire que les organismes candidats doivent remplir toutes les sections des formulaires de candidature (Annexes A1 pour les notes de concept ou B1, B2, B3, et B4 pour les propositions détaillées) et fournir les pièces justificatives requises
14.1. Où et comment envoyer les candidatures
Les dossiers de candidatures doivent être envoyés sous enveloppe fermée, adressée au Directeur des subventions, par courrier recommandé, messagerie rapide, ou bien remis en mains propres, aux adresses inscrites sur l’appel d’offres (pour les appels d’offres ouverts) ou les adresses inscrites sur le site Web du Trust pour les d’appels d’offres restreints et les propositions non sollicitées. Les candidatures soumises à toutes autres adresses pourront ne pas être considérées par le Comité des subventions.
Les candidatures envoyées par tout autre moyen (par ex. par fax ou courriel) ne seront pas acceptées.
Les dossiers de candidature (formulaire de candidature, budget, et pièces justificatives) doivent être soumis en deux exemplaires : un original et une copie.
L’enveloppe extérieure doit porter le numéro de référence de l’appel d’offres ainsi que le nom et l’adresse complète du candidat.
Les candidats doivent vérifier que leur dossier de candidature est complet en utilisant la liste de vérification qui se trouve dans la section 9 du formulaire de candidature.
14.2 Date limite de réception des candidatures
L’appel d’offres et la demande de soumission de propositions détaillées porteront une date limite très stricte pour la réception des candidatures. Toute candidature reçue après la date limite ne sera pas considérée par le Comité des subventions.
14.3 Renseignements supplémentaires
Toute demande d'éclaircissement ne pourra être faite qu'avant la date limite pour la réception des propositions.
14.4 Accusé de réception
Après réception de toute proposition, le Trust enverra un accusé de réception à tous les candidats, indiquant si le dossier de candidature a été reçu avant la date limite
14.5 Notification de la décision prise par le Comité des subventions
Les candidats seront informés par écrit de la décision prise par le Comité des subventions du Trust. Toute décision de ne pas accorder une subvention sera prise pour les raisons suivantes, entre autres :
- la candidature a été reçue après la date limite;
- la candidature n’était pas pertinente (par ex., les activités offertes n’entraient pas dans les paramètres des domaines thématiques ou de l’intention stratégique tels que soulignés dans l’appel d’offres) ;
- la candidature ne remplissait pas les conditions de l’appel d’offres (par ex., le projet dépasse la durée maximale acceptée; la contribution demandée excède le montant total alloué, etc.);
- la capacité opérationnelle du candidat à administrer le projet (par ex. nombre de membres du personnel, équipement, facilités/lieux, etc.) est jugée insuffisante;
- la candidature n’est pas à la hauteur d’autres candidatures reçues pour le montant total alloué par l’appel d’offres particulier.
La décision prise par le Comité des subventions de rejeter une candidature ou d’accorder une subvention sera finale et ne fera l’objet d’aucune correspondance.
Normalement, après le processus d’évaluation des candidatures, le Trust annoncera la décision du Comité des subventions quatre mois après la date limite pour les candidatures d’avis de concept. Cependant, ce délai n’est donné qu’à un titre indicatif, et peut varier selon les circonstances particulières d’un appel d’offres spécifique.
14.6 Renseignements administratifs
Le minimum de renseignements dont le Trust a besoin pour s’associer avec tout organisme est comme suit :
- Titre du projet
- Nom de l’organisme candidat principal
- Noms de tous les autres organismes dans le partenariat
- Situation de l’organisme (certificat d’enregistrement, numéro d’autorisation de collecte de fonds, structure de l’organisme)
- Adresse postale et physique, numéros de téléphone et de fax et adresse courriel (si disponible) pour l’organisme principal
- Nom de la personne à contacter pour le projet
- Nom du directeur financier dûment habilité
- Noms et coordonnées des vérificateurs aux comptes externes
- Liste des membres du conseil d’administration ou des administrateurs légaux
- Nom du compte en banque
- Noms des signataires habilités pour le compte en banque
- Nom et code de l’agence bancaire
- Adresse physique de la banque
- Numéro de compte en banque
- Type de compte en banqu
14.7 Documentation financière
La documentation financière qui doit accompagner les candidatures comprend:
- État comptable vérifié de l’organisme candidat: La soumission d’une proposition complète doit s’accompagner d’une copie certifiée conforme de l’état comptable vérifié annuel de l’organisme candidat. Dans le cas où il n’y aurait pas d’état comptable vérifié précédent, l’organisme doit soumettre une lettre d’un expert comptable externe confirmant la situation financière de l’organisme.
- Rapport annuel: Une copie du rapport général annuel le plus récent doit accompagner la soumission d’une proposition détaillée.
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15 Liste des annexes [To Top]
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| Annex A : |
Soumission des notes de concept |
| Annex A1 : |
Formulaire de candidature pour subvention : Note de concept |
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| Annex B : |
Soumission des propositions détaillées |
| Annex B1 : |
Formulaire de candidature pour subvention : Propositions détaillées |
| Annex B2 : |
Tableau des jalons |
| Annex B3 : |
Budget et plan de revenus |
| Annex B4 : |
Feuille signalétique financière |
| Annex B5 : |
Formulaire d’évaluation de proposition |
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| Annex C : |
Comptes rendus |
| Annex C1: |
Formulaire de compte rendu narratif |
| Annex C2: |
Formulaire de compte rendu financier |
| Annex C3: |
Demande pour avance de fonds |
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| Annex D: |
Cycle d’affaires |
| Annex E : |
Modèle d’accord de partenariat |
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